エッセイ執筆中

新入社員必見!トラブルにならない電話対応の極意3つ

「電話対応がイヤでイヤで仕方ない!」

「コール音が鳴るたびに、憂鬱な気分になる!」

「トラブルにならないかいつも不安!」

と、悩んでいる方、「この現状をなんとかしたい!」と思っている新入社員の方いませんか?

電話対応には極意があり、それを忠実に実行することによって悩みは解消されます。

実はこの極意、私が新入社員時代に編み出しました!

そのおかげで入社3か月以降、電話トラブルゼロ!

「若いのにしっかりしているな」

と上司に褒められまくりです。

この記事では、トラブルにならない電話対応の極意を3つ紹介します。

最後まで読むと、今までよりラクな気持ちで電話対応に臨めるようになり、ひいては電話トラブルゼロを達成することが出来ます。

新入社員必見です!それでは、いってみよう!!

1.「えー、んー、」と言わない

電話対応に不慣れな人は、「んー」とか「えー」とよく言います。

これは禁句です。なるべく言わないように意識しましょう。

これを多用すると

「頼りなさそう」「何も分かってなさそう」

と電話越しの相手に思われ、不信感を与えてします。

その結果、痺れを切らした相手に

「アナタじゃ埒が明かないから他の方に代わってもらえます?」

と言われて赤っ恥!!なんてことも!!

なるべく、端的に話しましょう。クッション言葉は排除です。

堂々と話すことが大切!

堂々としていれば大体のことが何とかなります。

2.大きい声で話す

電話対応に自信がない人ほど、受け答えの声が小さいです。

「やる気ないのか?」「面倒くさがってる?」

と思われ、トラブルの元。先方をイライラさせてしまいます。

「声が小さい」はトラブルを生む1番の原因です!

しかし自信を付けるには、ある程度時間が必要です。

入社して間もない新入社員に自信を持てなんていうのは、無理なお話。

「じゃどうすればいいの??」

僕から言えるのは、自信がなくてもとりあえず大きな声を出してみて下さい!という事だけです!

「大きな声で話す」それだけで70%のトラブルは解消します!

騙されたと思ってトライしてみて下さい!
それに大きい声を出していれば不思議と自信が持てるようになります!
自信を自分から呼び込みましょう!

また、電話対応時は普段の声より1トーン低くすることをオススメします。

声が高い=新米(浮足立っている)

声が低い=ベテラン(落ち着きがある)

という、先入観が人間にはあります。その人間心理を上手く使っていきましょう。

新入社員時代、先方にはいつもタメ口で受け答えされていました。
しかし、1トーン低くして話すようにしたら全員敬語に様変わりしてビックリしたのを覚えています。

3.分からない事は1人で悩まず保留ボタン

いくら「んー「えー」と言わず、大きな声で端的に堂々と電話対応していても、分からないことは分からないです。

新入社員なのだからしょうがない事です。

分からないことがあった時は、意地を張らず素直に「少々お待ち頂いてもよろしいでしょうか?」と言う勇気を持ちましょう!!

たまに上司に聞くのを面倒くさがって、分からないことをうやむやにしウソの情報を先方に伝えその場を乗り切ろうとする人がいます。

絶対にやめた方がいいです!!

その場しのぎで伝えたウソの情報は、回りまわって必ずバレます。
なぜか?は分かりませんがバレます!そういうモノなのです。

そして、社内での信用を失います。そして、誰からも声を掛けられなくなるという悲劇が起きます。

そんな悲劇が起きない為にも、分からないことは上司にしっかり聞いて下さい!
その方が、仕事を覚えるの早いし、上司をコミュニケーション取れるしで一石二鳥です!

補足ですが、電話越しの相手に伝言を頼まれた際は、その内容を必ず復唱するようにして下さい。
復唱することでミスも減り、社内でも「伝達がしっかり出来る人」というイメージを持ってもらう事が出来ます。

電話対応は、社内評価を上げる1番手っ取り早い方法だという事を覚えておいてください。

まとめ

以上、トラブルにならない電話対応の極意3つを紹介しました。

解説のポイントはこちらです。

・「んー」「えー」と言わない

・大きい声で話す

・分からない事は1人で悩まず保留ボタン

この記事が少しでも、参考になれば幸いです。

皆さんがラクな気持ちで電話対応に挑める事を切に願います!!

最後まで読んでくださりありがとうございました!

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